Go/no-go quick-scan
Financiële Applicatie
In het kort
De gemeente West Maas en Waal zoekt één leverancier voor de levering, implementatie en het beheer van een nieuw financieel systeem. Het moet een Software as a Service (SaaS) oplossing zijn die extern wordt gehost. De overeenkomst heeft een initiële looptijd van 4 jaar met 4 verlengingsmogelijkheden van 2 jaar (maximaal 12 jaar totaal) en kent geen onderverdeling in percelen.
Belangrijke data
- Vragen stellen tot: 24 augustus 2026, 17:00 uur.
- Uiterste datum indienen inschrijving: 5 oktober 2026, 10:00 uur.
- Demonstraties en presentaties: 26 en 27 oktober 2026 (tijdslot van 2 uur per inschrijver).
- Verzenden voornemen tot gunning: 9 november 2026.
- Ingangsdatum implementatieperiode: 1 januari 2027.
- Ingangsdatum beheerperiode: 1 januari 2028.
Wie mag meedoen (geschiktheid en uitsluiting)
- UEA: Een volledig ingevuld en ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
- Uitsluitingsgronden: Geen relevante strafrechtelijke veroordelingen (GVA) en voldoen aan fiscale verplichtingen (Verklaring Belastingdienst).
- Inschrijving handelsregister: Bewijs van inschrijving in de KvK (maximaal 6 maanden oud).
- Verzekering: Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking van minimaal € 1.250.000 per gebeurtenis en € 2.500.000 per jaar.
- Referentie: Eén referentieproject van de afgelopen 3 jaar bij een (soortgelijke) gemeente waarbij de aangeboden applicatie volledig is geïmplementeerd en beheerd.
- Certificering: Een geldig ISO/IEC 27001-certificaat. Voor de ISAE 3402 Type II-verklaring geldt dat een Type I-rapport bij gunning volstaat, mits de Type II-verklaring uiterlijk 1 januari 2028 wordt overlegd.
Waar win je punten mee (gunningscriteria)
De gunning vindt plaats op basis van de "beste prijs-kwaliteitverhouding".
| (Sub)Gunningcriteria | Maximaal aantal punten |
|---|---|
| GU1: Inschrijfsom | 30 |
| A. Eenmalige (implementatie-)kosten | |
| B. Jaarlijkse licentiekosten | |
| GU2: Kwaliteit | 70 |
| A. Aangeboden oplossing en functionaliteit | 20 |
| B. Implementatieplan | 10 |
| C. Samenwerking en toekomstbestendigheid | 20 |
| D. Demonstratie | 20 |
| Totaal | 100 |
*Prijs wordt relatief beoordeeld: (laagste inschrijfsom / inschrijfsom inschrijver) 30 punten.
Risico's en aandachtspunten
- Prijsplafonds: De implementatiekosten mogen maximaal € 150.000 bedragen. De jaarlijkse licentiekosten moeten tussen de € 50.000 en € 100.000 liggen. Inschrijvingen buiten deze kaders worden uitgesloten.
- Aansprakelijkheid: De gemeente hanteert de GIBIT 2023 voorwaarden. Er geldt een onbeperkte aansprakelijkheid voor inbreuken op intellectueel eigendom en boetes van toezichthouders (zoals de Autoriteit Persoonsgegevens).
- Geen maatwerk: De applicatie moet voldoen aan het Programma van Eisen via standaard functionaliteit of configuratie; maatwerk is niet toegestaan.
- Social Return: De winnaar moet 2% van de opdrachtwaarde besteden aan Social Return (SROI).
- Koppelingen: De oplossing moet API-koppelingen ondersteunen met diverse gemeentelijke systemen (zoals Lias en Mens Centraal).
- Exit-strategie: Er worden strenge eisen gesteld aan dataportabiliteit en medewerking bij een eventuele overstap naar een andere leverancier aan het einde van het contract.
Advies
Inschrijven onder voorwaarden. De opdracht biedt een zeer lange looptijd (tot 12 jaar), wat zorgt voor een stabiele omzetstroom. Echter, de financiële kaders zijn strikt en de juridische voorwaarden (GIBIT 2023 met onbeperkte aansprakelijkheid op onderdelen) zijn zwaar voor een mkb-leverancier. Controleer vooraf of uw standaard software aan alle 57 functionele eisen voldoet zonder dat er maatwerk nodig is.
Gebaseerd op: Inschrijvingsleidraad Financiële Applicatie, Nota van Inlichtingen 1, Nota van Inlichtingen 2, Conceptovereenkomst, Bouwblokkenmethode SROI.
Deze quick-scan is automatisch opgesteld op basis van de openbare aanbestedingsstukken en is geen juridisch advies. De officiële stukken zijn leidend. Liever elke passende opdracht meteen gescand? Bekijk Pro.